Informativa sulla privacyTermini di servizioAccordo sul trattamento dei dati

BOZZA in attesa di revisione legale

Termini di servizio di Sincora

I presenti Termini di servizio ("Termini") regolano l'uso del servizio Sincora, fornito da Mattia Rizzo, ditta individuale, con sede in Via Ascanio Grandi 9, 73037 Poggiardo (LE), Italia, P.IVA 05213960759 ("Sincora", "noi"). Registrandoti o usando il servizio accetti questi Termini, l'Informativa sulla privacy e, se crei uno studio, l'Accordo sul trattamento dei dati.

1. Oggetto del servizio

Sincora è un gestionale per web, iPhone, iPad e Android per studi professionali: agenda degli appuntamenti, schede clienti, storico delle sedute e gestione di un team di collaboratori. A seconda del piano, comprende funzioni facoltative: promemoria via WhatsApp, assistente appuntamenti basato su intelligenza artificiale, collegamento al calendario del dispositivo.

Sincora è uno strumento organizzativo. Non fornisce prestazioni sanitarie, estetiche o professionali, non sostituisce la cartella clinica o gli adempimenti professionali obbligatori e non verifica il contenuto inserito dagli utenti.

2. Requisiti per l'uso

Il servizio è riservato a professionisti, imprese e loro collaboratori, che lo usano nell'esercizio della propria attività. Registrandoti dichiari di:

• essere maggiorenne e avere la capacità di concludere contratti;
• agire per conto di uno studio o attività professionale, o come collaboratore di uno studio che ti ha invitato;
• fornire informazioni veritiere e mantenerle aggiornate.

⚠︎ DA VERIFICARE CON IL LEGALE: qualificazione del rapporto come B2B ed esclusione della disciplina consumeristica (Codice del Consumo), con eventuale clausola di dichiarazione dell'utente sulla finalità professionale.

3. Account e sicurezza

• L'account è personale e non cedibile. L'accesso avviene con email e password (minimo 12 caratteri), con Google o, nelle app native, con Apple.
• Sei responsabile della custodia delle credenziali e di ogni attività svolta con il tuo account. Avvisaci subito a info@sincora.it in caso di accesso non autorizzato.
• Le email di verifica e di recupero password sono inviate tramite Firebase Authentication (Google). Devi verificare il tuo indirizzo email per usare pienamente il servizio.
• Non è disponibile l'autenticazione a due fattori: usa una password robusta e unica.

4. Studio, titolare e collaboratori

• Chi crea uno studio ne è il titolare nel servizio: gestisce i dati dello studio, il piano, i collaboratori e le funzioni facoltative. Dal punto di vista della protezione dei dati, lo studio è titolare del trattamento dei dati dei propri clienti (vedi sezione 8).
• Il titolare può invitare collaboratori tramite link. Ogni collaboratore vede solo la propria agenda e le schede dei clienti a lui collegati. Il titolare è responsabile della scelta dei collaboratori, delle istruzioni che dà loro e della revoca degli accessi quando necessario.
• Il titolare garantisce di avere il potere di vincolare lo studio a questi Termini e al DPA.

5. Piani e pagamenti

5.1 Piani

• Free: gratuito, per il solo titolare, fino a 10 clienti, senza assistente né invii automatici.
• Abbonamenti a pagamento: Solo, Piccolo e Grande, disponibili con durata mensile, trimestrale o annuale, con quote WhatsApp e assistente compresi. Prezzi IVA inclusa, caratteristiche e quote aggiornate sono indicati nella vetrina e nell’app al momento dell’acquisto. ⚠︎ DA VERIFICARE CON IL LEGALE: coerenza dell’indicazione dei prezzi "IVA inclusa" (scelta del titolare) con la qualificazione B2B del rapporto.
• Prova: 7 giorni gratuiti senza carta richiesta. Alla fine della prova puoi scegliere un abbonamento o continuare con il piano Free.

5.2 Acquisto, rinnovo e disdetta

• L'abbonamento è acquistato dal titolare dello studio, dal sito web (pagamento tramite Stripe) o dalle app (acquisto in-app tramite Apple App Store o Google Play, gestito con RevenueCat). Gli acquisti in-app sono soggetti anche ai termini dello store.
• L'abbonamento si rinnova automaticamente alla fine della durata scelta (un mese, tre mesi o un anno) fino a disdetta. Puoi disdire in qualsiasi momento: il servizio a pagamento resta attivo fino alla fine del periodo già pagato, poi lo studio torna al piano Free (con i relativi limiti).
• Nessun rimborso pro-rata per i periodi non goduti, salvo quanto previsto da norme inderogabili. Gli acquisti in-app sono rimborsabili solo secondo le regole dello store.
• ⚠︎ DA VERIFICARE CON IL LEGALE: applicabilità del diritto di recesso di 14 giorni (artt. 52 ss. Codice del Consumo). Gli utenti sono professionisti: valutare l'esclusione B2B e la richiesta di esecuzione immediata con rinuncia al recesso.
• Le variazioni di prezzo sono comunicate con almeno 30 giorni di preavviso e si applicano dal rinnovo successivo; puoi disdire prima che diventino efficaci.
• Se il pagamento fallisce, possiamo sospendere le funzioni a pagamento dopo un tentativo di addebito e un avviso.

5.3 Fatturazione

I documenti fiscali sono emessi a nome dello studio con i dati forniti dal titolare, che è responsabile della loro correttezza.

6. Uso consentito e vietato

Puoi usare Sincora solo per gestire la tua attività professionale nel rispetto della legge. È vietato:

• inserire dati di persone senza averne titolo o senza aver fornito loro le informazioni e raccolto i consensi richiesti;
• usare il servizio per inviare messaggi non richiesti (spam), fraudolenti o contrari alle regole di WhatsApp;
• tentare di accedere a dati di altri studi o utenti, aggirare le protezioni, sovraccaricare o compromettere il servizio, effettuare scraping o reverse engineering;
• rivendere o mettere a disposizione di terzi il servizio senza il nostro consenso;
• usare l'assistente AI per generare contenuti illeciti, discriminatori o lesivi di diritti altrui;
• condividere le credenziali con altre persone (ogni collaboratore deve avere il proprio account).

7. Contenuti degli utenti

I dati e i contenuti che inserisci restano tuoi (o del tuo studio). Ci concedi solo la licenza tecnica necessaria a conservarli, elaborarli e mostrarli per fornire il servizio. Non usiamo i contenuti delle schede, delle note o dello storico per finalità nostre, né per addestrare modelli.

8. Responsabilità dello studio verso i propri clienti

Lo studio è titolare del trattamento dei dati dei propri clienti e ne risponde integralmente. In particolare, lo studio si impegna a:

• fornire ai propri clienti l'informativa privacy e raccogliere le basi giuridiche e i consensi necessari, in particolare per i dati relativi alla salute (art. 9 GDPR) eventualmente contenuti in note e storico sedute, e per i clienti minorenni;
• registrare il consenso ai promemoria WhatsApp solo quando effettivamente ottenuto dal cliente e aggiornare il flag in caso di revoca;
• rispettare gli obblighi professionali, deontologici e sanitari applicabili alla propria attività;
• non inserire in Sincora più dati di quelli necessari (minimizzazione) e gestire le richieste dei propri clienti (accesso, cancellazione, ecc.).

Sincora agisce come responsabile del trattamento secondo l'Accordo sul trattamento dei dati, non conosce il contenuto delle note e non è responsabile della liceità dei dati inseriti dallo studio. Lo studio ci terrà indenni da pretese di terzi derivanti dalla violazione di questi obblighi. ⚠︎ DA VERIFICARE CON IL LEGALE: clausola di manleva.

9. Promemoria e richieste via WhatsApp

• Il collegamento del numero WhatsApp degli studi sarà disponibile dopo l’approvazione del servizio, senza un termine di attivazione promesso.
• I promemoria sono inviati dal numero WhatsApp Business dello studio, che lo studio collega al servizio tramite la WhatsApp Business Platform di Meta. Lo studio deve avere titolo sul numero e rispettare le policy di WhatsApp Business.
• I messaggi usano modelli approvati contenenti solo data e ora dell'appuntamento e sono inviati solo ai clienti per cui lo studio ha registrato il consenso.
• Le quote mensili di messaggi dipendono dal piano e comprendono promemoria e risposte automatiche dell'agente; superata la quota, l'agente passa le nuove richieste allo studio e i promemoria non vengono inviati fino al rinnovo.
• Le richieste che i clienti inviano al numero dello studio sono mostrate nell'app (nome del mittente, numero, testo).
• Nessuna garanzia di consegna: la consegna dipende da Meta, dagli operatori e dal dispositivo del destinatario. Lo studio resta responsabile di verificare gli appuntamenti con i propri clienti.

10. Assistente appuntamenti (AI)

• L'assistente è una funzione facoltativa compresa nei piani a pagamento e nella prova gratuita, non disponibile nel piano Free, chiaramente etichettata come "assistente AI" nell'interfaccia. Quando lo usi nell'app o attivi l'agente WhatsApp, il messaggio e il contesto d'agenda necessario vengono inviati al fornitore del modello (OpenAI Ireland Ltd) per generare la risposta.
• L'output è generato automaticamente e può contenere errori: verifica le proposte quando usi l'assistente nell'app. L'agente WhatsApp chiede al cliente una conferma esplicita prima di creare, spostare o annullare un appuntamento; i casi che non riesce a completare passano allo studio.
• Non inserire nell'assistente dati non necessari, in particolare dati sanitari dei clienti.
• ⚠︎ DA VERIFICARE CON IL LEGALE: DPA OpenAI vigente, clausole contrattuali standard per l'eventuale trasferimento extra-UE, non addestramento e zero data retention; se l'etichetta "assistente AI" soddisfa l'obbligo di trasparenza dell'art. 50 AI Act.

11. App mobile

Le app iOS e Android sono soggette anche ai termini degli store. Il collegamento al calendario del dispositivo è facoltativo: copia gli appuntamenti con orario e link, senza note del cliente; le copie restano sul dispositivo e sotto il controllo dell'utente. Le notifiche locali sono generate dal dispositivo.

12. Disponibilità, backup e assistenza

• Ci impegniamo a mantenere il servizio disponibile e a intervenire tempestivamente in caso di guasti, con avvisi automatici di indisponibilità. Non garantiamo tuttavia livelli di servizio (SLA) né l'assenza di interruzioni: manutenzioni, aggiornamenti, guasti dei fornitori o cause di forza maggiore possono renderlo temporaneamente inaccessibile.
• Eseguiamo backup automatici giornalieri conservati per 7 giorni. I backup servono al ripristino del servizio in caso di incidente e non sostituiscono le copie che lo studio ritenga necessario conservare per i propri obblighi professionali: a tal fine il titolare può esportare in qualsiasi momento i dati dello studio in formato JSON dalle Impostazioni dello studio.
• Possiamo modificare, aggiungere o rimuovere funzioni; le modifiche che riducono in modo sostanziale le funzioni di un piano a pagamento sono comunicate con preavviso ragionevole.
• L'assistenza è fornita via email a info@sincora.it nei tempi ragionevolmente possibili.

13. Limitazione di responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge:

• Sincora è fornito "così com'è" e "come disponibile"; non garantiamo che sia esente da errori o adatto a uno scopo particolare.
• Non rispondiamo di danni indiretti, perdita di profitto, perdita di clientela o di dati causati da uso improprio del servizio, da credenziali non custodite, da mancata consegna di messaggi WhatsApp, da errori dell'assistente AI non verificati dall'utente o da fatti imputabili a terzi o a forza maggiore.
• La nostra responsabilità complessiva verso lo studio per ciascun anno contrattuale non supera l'importo pagato dallo studio per il servizio nei 12 mesi precedenti l'evento (per il piano Free, che non prevede pagamenti, il limite è zero, salvo i casi di dolo o colpa grave che la legge non consente di escludere).
• Nulla in questi Termini esclude la responsabilità per dolo o colpa grave o quella che non può essere esclusa per legge.

⚠︎ DA VERIFICARE CON IL LEGALE: validità della clausola ai sensi dell'art. 1229 c.c.; l'approvazione specifica ex art. 1341 c.c. è raccolta con la casella separata descritta all'art. 21.

14. Sospensione e chiusura da parte nostra

14.1 Possiamo sospendere o chiudere un account o uno studio, con preavviso quando possibile, se: viola questi Termini o la legge; mette a rischio la sicurezza del servizio o di altri utenti; il pagamento risulta fallito o contestato; è richiesto dalle autorità. In caso di chiusura per violazione non è dovuto alcun rimborso.

14.2 Inattività. Ci riserviamo la facoltà di chiudere un account o uno studio che non abbia registrato alcun accesso per 24 mesi. In tal caso inviamo due avvisi email, rispettivamente 60 e 30 giorni prima della chiusura, all'indirizzo dell'account (e, per uno studio, del suo titolare): basta effettuare un accesso per annullare la chiusura. Alla chiusura si applica la stessa procedura della chiusura volontaria descritta all'art. 15 (sospensione di 30 giorni con possibilità di ripristino, poi cancellazione definitiva).

14.3 Possiamo inoltre cessare il servizio nel suo complesso con almeno 90 giorni di preavviso, per consentire allo studio di esportare i propri dati.

15. Eliminazione dell'account e chiusura dello studio

15.1 Puoi eliminare il tuo account in qualsiasi momento dall'app ("Elimina il tuo account"), con riautenticazione e conferma scritta.

15.2 Esportazione prima della chiusura. Se sei il titolare dello studio, prima della chiusura ti viene proposto di esportare i dati dello studio: dalle Impostazioni dello studio scarichi un file JSON con clienti, professionisti, postazioni, servizi, appuntamenti, storico sedute con annotazioni, richieste e team. Se non riesci a usare la funzione, scrivi a info@sincora.it.

15.3 Chiusura dello studio con sospensione di 30 giorni. Se sei il titolare dello studio, l'eliminazione del tuo account chiude lo studio immediatamente: i collaboratori perdono l'accesso subito e nessuno può più accedere ai dati. I dati dello studio (clienti, appuntamenti, storico, richieste) restano conservati in stato sospeso per 30 giorni, durante i quali possono essere ripristinati solo tramite l'assistenza (info@sincora.it), previa verifica della tua identità. Trascorsi i 30 giorni, i dati sono eliminati definitivamente dai sistemi attivi e, entro ulteriori 7 giorni, dai backup: dopo tale momento nulla può essere recuperato. Un abbonamento attivo deve essere disdetto prima di poter eliminare l'account.

15.4 Se sei un collaboratore, l'eliminazione riguarda solo il tuo account, rimosso subito dai sistemi attivi e dai backup entro 7 giorni: i dati dello studio restano al titolare.

16. Proprietà intellettuale

Il software, il marchio Sincora, l'interfaccia e i contenuti del servizio sono di Mattia Rizzo, ditta individuale o dei suoi licenzianti. Ti è concessa una licenza limitata, non esclusiva, non trasferibile e revocabile a usare il servizio secondo questi Termini.

17. Modifiche ai Termini

Possiamo modificare questi Termini. Le modifiche sostanziali sono comunicate via email o nell'app con almeno 30 giorni di preavviso; se non le accetti puoi eliminare l'account o disdire l'abbonamento prima che diventino efficaci. L'uso continuato del servizio dopo tale data vale come accettazione. Le modifiche richieste dalla legge o necessarie per la sicurezza possono avere effetto immediato.

18. Legge applicabile e foro competente

Questi Termini sono regolati dalla legge italiana. Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Lecce. ⚠︎ DA VERIFICARE CON IL LEGALE: clausola di foro esclusivo, eventuale foro del consumatore se non fosse esclusa la disciplina consumeristica, e riferimento alla piattaforma ODR.

19. Disposizioni generali

Se una clausola è invalida, le altre restano efficaci. Il mancato esercizio di un diritto non costituisce rinuncia. Questi Termini, l'Informativa sulla privacy e l'Accordo sul trattamento dei dati costituiscono l'intero accordo tra le parti sull'uso del servizio.

20. Cessione del contratto

Non puoi cedere il contratto senza il nostro consenso; possiamo cederlo a un successore nell'attività, informandoti.

21. Approvazione specifica delle clausole

Ai sensi degli articoli 1341 e 1342 del Codice civile, al momento della registrazione ti viene chiesto di approvare in modo specifico, con una casella separata rispetto all'accettazione generale dei Termini, le seguenti clausole:

• Art. 5.2 — rinnovo automatico dell'abbonamento, esclusione del rimborso pro-rata e sospensione per mancato pagamento;
• Art. 8 — responsabilità dello studio verso i propri clienti e manleva;
• Art. 12 — assenza di livelli di servizio garantiti (SLA) e facoltà di modificare le funzioni;
• Art. 13 — limitazione di responsabilità;
• Art. 14 — sospensione e chiusura da parte nostra, inclusa la chiusura per inattività;
• Art. 17 — modifiche ai Termini;
• Art. 18 — legge applicabile e foro competente;
• Art. 20 — divieto di cessione del contratto da parte dell'utente.

Testo della casella: "Approvo specificamente, ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c., le clausole 5.2, 8, 12, 13, 14, 17, 18 e 20 dei Termini di servizio."

⚠︎ DA VERIFICARE CON IL LEGALE: elenco definitivo delle clausole vessatorie e idoneità della casella online come "approvazione specifica per iscritto".

22. Contatti

Mattia Rizzo, ditta individuale — Via Ascanio Grandi 9, 73037 Poggiardo (LE), Italia — P.IVA 05213960759 — Email: info@sincora.it